OFÍCIO DE REGISTRO CIVIL DAS PESSOA NATURAIS, 
JURÍDICAS E DE TÍTULOS E DOCUMENTOS 
COMARCA DE ITAPEMA-SANTA CATARINA
Rua 115-A, 150, salas 4, 5 e 6, Centro, Itapema-SC
Telefone: (47) 3268-2952
www.registrositapema.com.br;  registrositapema@gmail.com

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA REGISTRO DE ATA DE ELEIÇÃO OU POSSE

SIGA RIGOROSAMENTE ESTE ROTEIRO – PARA CASOS DE DOCUMENTOS QUE TRAMITEM PELAS CENTRAIS ELETRÔNICAS NECESSÁRIO QUE AS ASSINATURAS SEJAM DIGITAIS E OS DOCUMENTOS SEJAM ENVIADOS PELOS SITES www.rtdpjbrasil.org.br ou www.irtdpjsc.com.br

Atenção: Apresentar junto à ata de eleição ou posse ou declaração na própria ata da aprovação de contas da gestão anterior ou declaração de que as contas não foram aprovadas. SE ESTIVER PREVISTO NO ESTATUTO NECESSIDADE DE PARECER DO CONSELHO FISCAL PARA APROVAÇÃO DE CONTAS, DEVERÁ CONSTAR EM ATA OU APRESENTAR À PARTE, JUNTO COM A ATA DE ELEIÇÃO.

REQUISITOS DE ACORDO COM O CÓDIGO DE NORMAS DA CORREGEDORIA-GERAL DA JUSTIÇA DE SANTA CATARINA – FORO EXTRAJUDICIAL (OBSERVAR TAMBÉM AS REGRAS DO ESTATUTO)

Art. 589. As alterações estatutárias ou contratuais de uma entidade e todos os atos
posteriores deverão ser averbados à margem do registro originário, de tal forma que
se constitua um sequenciamento histórico de suas mudanças jurídicas, pessoais e
patrimoniais.
Parágrafo único. Caso não haja menção ou apresentação do CNPJ junto aos atos
constitutivos, é obrigatória a sua apresentação e averbação em conjunto ao próximo
ato registral.
Art. 590. Para averbação de ata de eleição e posse de diretoria e outros órgãos de
associações, serão apresentados:
I – requerimento, subscrito pelo atual representante legal, nos termos deste título,
com indicação expressa do documento que pretende averbar, bem como os dados do
registro originário; (REQUERER MODELO DA SERVENTIA QUE JÁ CONTÉM OS ESPAÇOS PARA OS REQUISITOS EXIGIDOS PELO CÓDIGO DE NORMAS DA CGJ-SC)
II – edital de convocação, com prazo de antecedência e forma de publicação em
conformidade ao estatuto vigente;
III – ata de eleição e posse, se estas se efetivarem na mesma assembleia, contendo a
assinatura do presidente designado para o ato e o secretário que lavrou a ata, bem
como a qualificação completa dos membros da diretoria eleita e com mandato fixado
(nome completo, CPF, data de nascimento, estado civil, profissão e endereço com
CEP) 
IV – lista de presença;
V – cópia dos documentos de identificação dos membros da diretoria eleita;
VI – outros documentos exigidos pelo estatuto vigente; e
VII – procuração, caso o outorgante seja representante legal, membro da diretoria ou
conselho.
§ 1º A ausência de qualificação completa dos membros da diretoria eleita poderá ser
suprida mediante declaração subscrita pelo representante legal da entidade.
§ 2º A inobservância da forma e do prazo de antecedência do edital de convocação
poderá ser convalidada mediante a presença de todos os associados, identificados
pela lista de presença, e a apresentação de um rol atualizado de associados, datado e
subscrito pelo atual representante legal.
§ 3º Os representantes eleitos que tomarem posse ou renunciarem separadamente
promoverão a averbação das respectivas atas em ato subsequente.
§ 4º Exigindo o estatuto ou contrato social a aprovação de contas em assembleia
anual, a averbação de eleição da posse da nova diretoria dependerá da prévia
averbação das assembleias de prestação de contas anteriores.

OBS.:
1- As atas devem informar o quorum de instalação e quórum dos associados que efetivamente estavam presentes e a sua condição ao exercício do voto e devem ser redigidas sem entrelinhas, espaços em branco ou rasuras, contendo a identificação das assinaturas dos dirigentes responsáveis pela ata.
2- Caso a Entidade não tenha registro aqui, mas já tenha registro no Ofício de Balneário Camboriú, deverá apresentar, também, certidão integral e atualizada daquele Ofício e, ainda, um requerimento, nos moldes do item 1 acima, para o registro neste Ofício.
3- As entidades que gozam de isenção por declaração de utilidade pública estadual deverão comprovar essa condição, na forma da lei (certidão ALESC – validade anual).
4- Fica resguardado à Oficial, caso entender necessário, o direito de requerer outros documentos.
5- A falta total ou parcial do cumprimento de algum item acima obstará o registro solicitado.

ATENÇÃO: 
- Todos os eleitos devem assinar a lista de eleitos ao lado de seus nomes, e deverão estar identificados, qualificados e com cópia simples de documento de identidade válido. 
- A lista de presença da assembleia deverá estar datada e ser possível identificar o nome e a assinatura correspondente. 
- Para casos de representação por procuração: O associado, pessoa física ou jurídica, que sejam representados por procuração, deverá estar qualificado na ata de fundação, completamente qualificado tanto o associado como o mandatário, com os dados da procuração constando nesta qualificação e identificado o nome e assinatura do mandatário em qualquer lista assinada por ele. A procuração deverá ser atualizada (30 dias), e serem apresentadas no original. Para as procurações feitas no estrangeiro e já registradas em RTD a atualização fica dispensada. Artigo 581, II, letra M, Código de Normas da CGFE-SC: as procurações particulares devem apresentar as firmas reconhecidas por autenticidade.
- Caso haja duas atas, uma para eleição e outra para posse, dar entrada separadamente no protocolo, pois são atos diversos, sujeitos a diferentes números de averbação e emolumentos próprios.
- Caso tenha havido alteração nos quadros dos associados apresentar lista atualizada dos associados, com qualificação completa dos novos integrantes, por eles assinada, anexados os documentos de identificação válidos. A LISTA DEVE SER ASSINADA PELOS ASSOCIADOS E PELO PRESIDENTE ELEITO, onde o mesmo ateste que a lista corresponde ao quadro associativo. A LISTA DEVE SER DATADA (ATUALIZADA). Fundamento jurídico: Artigo 596, parágrafo 2º (1/5 dos associados) e artigo 187, II, do Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça de Santa Catarina – Foro extrajudicial. (Além dos deveres legais, cumpre, no que couber, ao notário ou registrador: (...) II – conferir a identidade, a capacidade e a representação dos interessados nos atos a serem praticados)

- Caso haja previsão de aprovação anual de contas no estatuto da pessoa jurídica, apresentar aprovação (se for na mesma ata da eleição) ou dar entrada separadamente nas atas de aprovação de contas. Será requerida aprovação de todo o período do mandato da última diretoria até a nova eleição. Fundamento jurídico: Art. 590 do CN-CGFE-SC: Para averbação de ata de eleição e posse de diretoria e outros órgãos de associações, serão apresentados: (...) § 4º Exigindo o estatuto ou contrato social a aprovação de contas em assembleia anual, a averbação de eleição da posse da nova diretoria dependerá da prévia averbação das assembleias de prestação de contas anteriores.

- FALTA DE ELEIÇÕES OU ELEIÇÃO FORA DO PRAZO: em caso de não averbação de eleições anteriores observar o artigo do Código de Normas da CGFE-SC, abaixo reproduzida:
Art. 596. Durante a qualificação registral, caso o oficial verifique a ausência de averbações de atas anteriores, de modo a prejudicar a representatividade da pessoa jurídica, deverá emitir nota devolutiva para fins de observância do disposto no art. 49 do Código Civil.
§ 1º A qualificação registral não restará prejudicada caso o interessado apresente requerimento constando as atas necessárias à aferição do princípio da continuidade.
§ 2º Não sendo possível a apresentação das atas referidas no parágrafo anterior, permitir-se-á a apresentação da ata de convalidação, elaborada em assembleia-geral especialmente convocada para esse fim, nos termos do estatuto ou por 1/5 dos associados, informando que a entidade permaneceu ativa e ratificando os atos de gestão ocorridos no período vago.
§ 3º A ata de convalidação deverá conter:
a) os motivos por que a associação postergou as eleições da diretoria;
b) a indicação do membro da diretoria que permaneceu com os livros da associação
durante esse período;
c) a prestação das contas durante todo o período da inatividade;
d) a aprovação da justificativa pelos associados presentes; e
e) na sequência, promover-se-á a eleição da nova diretoria, com a aprovação do novo
estatuto ou a extinção da associação.
Aferição do 1/5 dos associados: (apresentar lista atualizada dos associados, com qualificação completa dos novos integrantes, por eles assinada, anexados os documentos de identificação válidos. A LISTA DEVE SER ASSINADA PELOS ASSOCIADOS E PELO PRESIDENTE ELEITO, onde o mesmo ateste que a lista corresponde ao quadro associativo. A LISTA DEVE SER DATADA (ATUALIZADA). Fundamento jurídico: Artigo 596, parágrafo 2º (1/5 dos associados) e artigo 187, II, do Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça de Santa Catarina – Foro extrajudicial. (Além dos deveres legais, cumpre, no que couber, ao notário ou registrador: (...) II – conferir a identidade, a capacidade e a representação dos interessados nos atos a serem praticados)

- VER NECESSIDADE DE ARQUIVAMENTO CNPJ – CN-CGFE-SC: Art. 589. As alterações estatutárias ou contratuais de uma entidade e todos os atos posteriores deverão ser averbados à margem do registro originário, de tal forma que se constitua um sequenciamento histórico de suas mudanças jurídicas, pessoais e patrimoniais.
Parágrafo único. Caso não haja menção ou apresentação do CNPJ junto aos atos constitutivos, é obrigatória a sua apresentação e averbação em conjunto ao próximo ato registral.

- PROVA DE REPRESENTATIVIDADE DE PESSOAS JURÍDICAS: Os associados pessoas jurídicas devem fazer prova de quem os representa mediante apresentação da CERTIDÃO ATUALIZADA DE PESSOA JURÍDICA (30 dias) da Junta Comercial onde está inscrita ou Registro Civil de Pessoas Jurídicas, acompanhada de cópia autenticada da última inscrição constante na certidão e documento de identificação válido do representante legal. Fundamento jurídico: artigo 296 e 290 do Código de Normas da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial de Santa Catarina